Calidad de la Información del Sistema contable/administrativo o ERP

El mayor valor de un sistema contable/administrativo o ERP es la calidad de la información acumulada a lo largo del tiempo.

Todo gerente sabe que la información de su empresa es fundamental para la toma de decisiones, ya sea en estrategias de venta, reducción de costos, requerimientos de financiamiento o manejo del flujo de efectivo, entre otros aspectos. Cuanta más información confiable, completa y actualizada se tenga a mano, mejores serán las decisiones que se puedan tomar. En caso de no contar con la información necesaria, el gerente tendrá que basarse en suposiciones, lo cual puede tener un efecto negativo en los resultados de sus propuestas.

Aquí es donde entra en acción un sistema contable/administrativo o ERP. Su objetivo principal es registrar la información de las operaciones de un negocio para luego poder visualizarla desde diferentes perspectivas en los informes generados por el sistema. Sin embargo, el simple hecho de utilizar un sistema contable/administrativo o ERP no garantiza que la información proporcionada en los informes sea totalmente confiable, ya que esto depende de una correcta capacitación e implementación para obtener suficiente información de excelente calidad. No es suficiente tener una gran cantidad de información de baja calidad, ni poca cantidad de información de alta calidad. Aplica el mismo principio que con los hijos: mucha información de alta calidad nos dará mejores resultados.

Algunos problemas relacionados con la cantidad o calidad de la información son los siguientes:

1. Información en diferentes formatos: Por ejemplo, tener la información del año 2018 al 2019 en una unidad USB, luego utilizar un programa distinto el siguiente año y tener los informes en formato PDF que requieren ser transcritos a Excel. Cuando la persona encargada de generar esos informes finalmente reúna la información, es posible que ya no sea relevante.

2. Información incompleta: Contar con datos de facturación del 2016 al 2018, de 6 meses del 2019 y del 2022. Si bien es posible tomar decisiones en base a esta información, el gerente deberá hacer suposiciones para los períodos faltantes y, basándose en estas suposiciones y la información real disponible, decidir las estrategias a implementar.

3. Información no estandarizada: Del 2018 al 2021, la facturación se registró únicamente con montos, sin especificar qué producto o servicio se vendió. A partir de 2022, se cuenta con información detallada de los productos o servicios más vendidos, lo cual se utiliza para decidir la siguiente estrategia de ventas. Habría sido más útil contar con información completa de los últimos 5 años en lugar de conformarse únicamente con la información de 1 año para tomar decisiones sobre la dirección de las ventas.

4. Información limpia, sin duplicados: En los informes de ventas, pueden aparecer transacciones no reales, como pruebas, registros duplicados o documentos para cuadrar la contabilidad. Es decir, no toda la información reflejada en los informes es real y útil para la toma de decisiones. Para contar con información limpia, es necesario llevar a cabo un proceso de depuración, lo cual puede generar retrasos y dificultar la verificación. ¿Quién puede garantizar que después del proceso de depuración, las transacciones que quedaron son realmente reales? La credibilidad de los datos es de suma importancia para la toma de decisiones.

5. Información categorizada o fácil de recategorizar: Una implementación correcta de un sistema contable/administrativo o ERP implica que la información se pueda categorizar y recategorizar fácilmente, según las necesidades del gerente para la toma de decisiones.

Por lo tanto, al implementar un software contable/administrativo o ERP en su empresa, es mejor hacerlo lo antes posible para comenzar a almacenar la información que será la base de las estrategias de venta, manejo de costos, manejo de efectivo, etc. Durante la implementación, se deben evitar errores que puedan afectar la calidad de la información. El objetivo es contar con información completa, estandarizada, limpia, sin duplicados y bien categorizada.