Trampas de los Procesos Inadecuados

Un problema potencialmente grave al implementar un sistema contable/administrativo o ERP es utilizar el software para automatizar procesos empresariales defectuosos. Esto resulta en que el software no pueda almacenar ni presentar información de calidad para la toma de decisiones, que es una de sus principales funciones.

Vea también: Calidad de la Información del Sistema contable/administrativo o ERP

En general, las empresas caen en una o varias de las siguientes tentaciones:

• Los responsables de los procesos actuales pueden resistirse a mejorarlos: "Este trabajo siempre se ha hecho así"
• No tomar el tiempo necesario para ordenar los procesos antes de implementar el software contable/administrativo o ERP: "Implementemos el proceso tal como está y luego lo optimizamos"
• Confiar la implementación del programa de contabilidad o administración de recursos a implementadores sin experiencia en procesos administrativos eficientes. "Fíjese que yo tengo un primo que hace sistemas..."

Para evitar cometer estos errores, puede seguir los siguientes consejos:

1. Establezca un objetivo claro al implementar un sistema contable/administrativo o ERP, que guíe la evaluación de los sistemas y proveedores. Responda junto con su equipo gerencial a la siguiente pregunta: ¿Cuál es el principal problema de la empresa que queremos resolver con el sistema contable/administrativo?

Algunas respuestas que hemos escuchado de los clientes son:

• Tenemos la necesidad de tener información consolidada en lugar de tenerla dispersa en diferentes hojas de cálculo.
• Hay requerimientos de gerencia o de la SAT que no podemos cumplir en el plazo establecido.
• Nuestra empresa está experimentando un crecimiento y nuestros controles manuales ya no son suficientes.
• Hemos tenido un rápido aumento en las ventas, pero nuestros procesos administrativos están dificultando cumplir eficientemente y de manera sostenible con las demandas de los clientes.
• Tenemos problemas de control de inventario o de efectivo y queremos prevenir más pérdidas.

2. Evalúe los procesos administrativos de su empresa antes de adquirir el software contable/administrativo o ERP, junto con todas las personas involucradas en dichos procesos. Esto garantizará que se realicen los ajustes necesarios antes de automatizar los procesos. Como nos enseña la filosofía japonesa del "Kaizen", una cultura de mejora constante es vital para todas las empresas que deseen prosperar a largo plazo.

3. Seleccione un sistema contable/administrativo que se adapte a los procesos eficientes de su empresa. Solicite una demostración y durante la misma, presente los principales procesos que necesita automatizar para comprobar que el programa contable/administrativo se ajusta a sus necesidades. Sea detallado al exponer sus necesidades, ya que esto puede ayudar a identificar posibles incompatibilidades entre los procesos de la empresa y el software que está evaluando. Si logra automatizar el 80% de las actividades administrativas/financieras/contables de su empresa a través del software que implementará, considere el proyecto como un éxito.

4. Asegúrese de contratar un proveedor de software que pueda seguir desarrollando el sistema contable/administrativo o ERP a mediano y largo plazo, para que lo apoye en la automatización de los procesos restantes de su empresa. Busque proveedores que sean distribuidores con acceso para realizar modificaciones o que sean dueños del código fuente del software que le están ofreciendo, y que dentro de sus servicios incluyan la opción de personalizaciones. Además, solicite información sobre los precios de proyectos de personalización y del soporte post-venta, ya que serán necesarios para continuar con la automatización de su empresa a mediano y largo plazo. A veces, el caldo sale más caro que los frijoles.

5. Contrate un proveedor de software que entienda de procesos administrativos. Los desarrolladores de sistemas suelen ser expertos en programación, pero no siempre tienen conocimientos empresariales que aseguren que los procesos contables/administrativos codificados en su software sean saludables y se ajusten a la realidad de las empresas. Evite programas que requieran una gran cantidad de ingreso manual de datos para realizar tareas simples como registrar una factura o un cheque. Si el software solicita la misma información en múltiples pantallas, esto generará duplicidad de trabajo para sus operadores. El tiempo perdido en esto podría ser mejor invertido en tareas más productivas.

Si bien ningún software contable/administrativo o ERP es perfecto, al tener en cuenta estos aspectos antes de realizar la compra, estará más informado y podrá tomar la decisión que mejor beneficie a su empresa.

Si desea obtener más información sobre la Cultura de Mejora Continua, puede comenzar por revisar este recurso:

Método Kaizen

Aquí tiene más información sobre el soporte de los sistemas contables/administrativos o ERPs:

¿Por qué es importante un acuerdo de soporte?

¿Qué debería incluir un acuerdo de soporte?

¿Cómo evaluar el acuerdo de servicio de mi proveedor?

Acuerdos de Servicio de nosecomplique